Recrutement

Responsable administratif

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Les Florimontains recrutent un ou une responsable administratif du 3 juin au 30 août 2024 !

Identification du poste

• Intitulé du poste : Responsable administratif
• Pôles « Séjours-Jeunes » et « Gestion Libre »
• Convention collective : ÉCLAT
• Classification : Groupe A, Coefficient 257

Analyse des activités du poste

Missions principales

• Secrétariat du centre de vacances : gérer les inscriptions, gérer la relation avec les parents et les structures qui commandent les séjours, mettre à jour les documents internes relatifs aux inscriptions et permettant le bon déroulement de la colonie, effectuer les relances nécessaires pour compléter les dossiers des jeunes (fiche sanitaire de liaison, attestation d’aisance aquatique…), facturer et recouvrer, gérer les aides personnalisées (CAF, conseils départementaux), établir les listes de diffusion nécessaires à la communication aux familles pendant les séjours, concevoir et adresser un questionnaire « bilan » aux inscrivants à chaque fin de séjour.
• Coordination du transport des enfants : commander les billets SNCF et communiquer avec les parents et les structures qui commandent les séjours, coordonner les accompagnateurs de train recrutés par l’association, gérer la relation avec la compagnie d’autocar (commande de transport, ajustements de dernière minute si besoin), établir les listes d’enfants utilisant les transports en trains et autocar chaque dimanche à l’aller et au retour.
• Intendance : participation aux commandes alimentaires auprès du fournisseur, en coopération avec la responsable Logistique – Séjours-jeunes et le directeur des Florimontains.
• Gestion libre : répondre aux demandes de réservation, assurer l’information des groupes, gérer les réservations, facturer et recouvrer.

Missions secondaires

• Participer aux réunions avec le directeur des Flos et les administrateurs
• Relations quotidiennes avec le directeur des Flos et les administrateurs, notamment les responsables de pôles Finance RH, Gestion Libre et Séjours Jeunes : les informer, prendre leurs conseils sur les activités lorsque nécessaire.

Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement administratif de l’association durant la période estivale.

Savoir être, savoir faire

• Faire équipe avec l’ensemble des personnes, salariés et bénévoles impliqués dans le centre de vacances et la gestion libre, pour que les enfants et les groupes bénéficient d’un accueil et de relations de qualité.
• Organiser son travail en fonction de la nécessité du service et de l’emploi du temps de travail.
• Identifier les dysfonctionnements et les signaler au directeur des Flos.
• Avoir de la rigueur, de l’organisation et de la méthode dans les missions exercées.
• Être réactif et rigoureux et soigneux.
• Faire preuve de capacité d'adaptation.
• Faire preuve d'autonomie.
• Être force de proposition et de prise d'initiative.
• Avoir un bon relationnel avec les inscrivants, partenaires, personnels et publics accueillis.
• Avoir une bonne gestion des priorités, notamment en périodes de fortes activités.
• Maintenir une attitude professionnelle dans le cadre du travail en toute circonstance.

Prérequis

• BAC +2.
• Bonne connaissance du pack office, excel notamment.
• Sens de la communication et des relations humaines.
• Expérience similaire, si possible en Accueils Collectifs de Mineurs, et références.
• Respecter l’autorité hiérarchique et adapter son comportement en Accueil Collectif de Mineurs.
• Sens de l’organisation et de l’adaptation.
• Discrétion et respect de l’obligation de réserve.

Modalités d'exercice du poste

• Taux d'emploi : CDD à temps plein 35 heures hebdomadaires en juin et juillet, puis à temps partiel 17h30 hebdomadaires (mi-temps) en août.
• Poste à pourvoir du lundi 3 juin au vendredi 30 août 2024.
• Rémunération : Smic horaire brut : 11,65 € au 1^er janvier 2024.
• Avantages et contraintes particulières du poste :

• • Plus : La diversité du travail dans une petite structure, le cadre du val de Tamié, son calme à 15 min d’Albertville et 1h d’Annecy ;
  • Moins : les périodes de fortes activités occasionnelles.

Liaisons fonctionnelles du poste

• Supérieur hiérarchique direct : David SEIGNOBOS, directeur des Flos.
• Relations fréquentes avec les administrateurs de l’association, le personnel du centre de vacances, les inscrivants (familles et institutions partenaires) et le public accueilli.

Aménagement de l'espace du poste

• Lieu de travail : Centre de vacances des Florimontains – 44-120, Chemin de Martignon – 73200 PLANCHERINE.
• Hébergement et restauration possibles au centre de vacances.
• Quelques semaines de télétravail possibles en août.

Pour Candidater

• Merci d’adresser votre CV et votre lettre de motivation à : contacts@lesflorimontains.fr
• Un entretien se réalisera en visioconférence ou sur place, au centre de vacances.
• Pour plus d’informations : 07.85.34.31.58